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Benutzer:Koepler

2018-11-14T08:51:08Z

Koepler:

Dr. Oliver Koepler

Technische Informationsbibliothek Hannover

Welfengarten 1B

30169 Hannover

Lehrbeauftrager für
Einführung in das Chemikalienrecht

oliver@koepler.de

== Themen ==

* Vorlesung Einführung in das Chemikalienrecht
* [[Chemstorage]]
* [[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung]]
* [[Apache Konfiguration zur Nutzung von https]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T14:24:47Z

Koepler: /* Eingabeformular der Rechnung ausfüllen */

== Einleitung ==
'''Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferanten direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.'''

Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten. Hierzu wird im ersten Schritt die zugrundeliegende Bestellung im System herausgesucht und hiermit dann die Rechnungseingabe initialisiert. Die SFB Bestell- und Finanzverwaltung kann sowohl normale als auch Teilrechungen verarbeiten.

== Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_1.jpg|thumb|400px|Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung]]
Die Eingabe der Rechnung beginnt mit der Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung. Hierfür wird im Administratormodus das Mnnü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' ausgewählt. Auf der nachfolgenden Seite werden alle aktuellen, noch offenen Bestellungen innerhalb des ausgewählten Teilprojektes angezeigt. Dies sind Bestellungen, die entweder den Status ''Bestellt'' oder ''Teilgeliefert'' haben. Für jede Bestellung werden folgende Informationen angezeigt: ''Bestelldatum, systeminterne Bestellnummer, SFB-Bestellnummer, Bestellt von, Bestellt bei, Bestellsumme, Bestellstatus sowie Icon zur Initialisierung der Rechnungseingabe''. Durch Anklicken der systeminternen Bestellnummer kann jede Bestellung noch einmal im Detail eingeblendet werden. Die Eingabe der Rechnung wird durch Anklicken des Icons ganz rechts in der Zeile der Bestellungen-Liste initialisiert. Im folgenden wird das Formular zur Rechnungseingabe geladen, wobei eine Vielzahl der Eingabefelder mit den Werten aus der zugrundeliegenden Bestellung gefüllt werden.

== Eingabeformular der Rechnung ausfüllen ==
Das Eingabeformular der Rechnungsdaten ist ähnlich aufgebaut wie das Formular für die Eingabe von Bestellungen. Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Rechnungsdatum sowie Lieferanten. Im mittleren Bereich erfolgt die Eingabe der Rechnungsposten mit Beschreibung und Preisen. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Aufschlüsselungen für Versand- und Zollkosten, Diskount und Skonto sowie der Gesamtrechnungsbetrag.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_2.jpg|thumb|400px|Eingabeformular Rechnungsdaten]]
Einige Eingabefelder bzw. Auswahllisten deren Eingabe besonders relevant sind, sind farblich (gelb) hervorgehoben. Sollten zu der Bestellung in der Vergangenheit bereits Teillieferungen erfolgt sein, so werden deren Teilrechnungen oben rechts als Links eingeblendet.

=== Allgemeine Rechnungsdaten ===
Im oberen Formularbereich erfolgt die Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten. Eine Reihe von Datenfelder wird wahrscheinlich bereits mit Daten aus der Bestellung vorausgefüllt sein. Diese können in der Regel noch editiert werden, wenn dies erforderlich sein sollte. So ist die Bestellnummer (SFB) zur Rechnung u.U. bereits ausgefüllt. Als weiteres kann eine eventuelle Bestell- oder Bearbeitungsnummer des Lieferanten eingegeben werden.

=== Artikeldaten ===

=== Zusammensetzung der Rechnungssumme ===

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T14:23:17Z

Koepler: /* Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen */

== Einleitung ==
'''Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferanten direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.'''

Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten. Hierzu wird im ersten Schritt die zugrundeliegende Bestellung im System herausgesucht und hiermit dann die Rechnungseingabe initialisiert. Die SFB Bestell- und Finanzverwaltung kann sowohl normale als auch Teilrechungen verarbeiten.

== Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_1.jpg|thumb|400px|Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung]]
Die Eingabe der Rechnung beginnt mit der Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung. Hierfür wird im Administratormodus das Mnnü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' ausgewählt. Auf der nachfolgenden Seite werden alle aktuellen, noch offenen Bestellungen innerhalb des ausgewählten Teilprojektes angezeigt. Dies sind Bestellungen, die entweder den Status ''Bestellt'' oder ''Teilgeliefert'' haben. Für jede Bestellung werden folgende Informationen angezeigt: ''Bestelldatum, systeminterne Bestellnummer, SFB-Bestellnummer, Bestellt von, Bestellt bei, Bestellsumme, Bestellstatus sowie Icon zur Initialisierung der Rechnungseingabe''. Durch Anklicken der systeminternen Bestellnummer kann jede Bestellung noch einmal im Detail eingeblendet werden. Die Eingabe der Rechnung wird durch Anklicken des Icons ganz rechts in der Zeile der Bestellungen-Liste initialisiert. Im folgenden wird das Formular zur Rechnungseingabe geladen, wobei eine Vielzahl der Eingabefelder mit den Werten aus der zugrundeliegenden Bestellung gefüllt werden.

== Eingabeformular der Rechnung ausfüllen ==
Das Eingabeformular der Rechnungsdaten ist ähnlich aufgebaut wie das Formular für die Eingabe von Bestellungen. Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Rechnungsdatum sowie Lieferanten. Im mittleren Bereich erfolgt die Eingabe der Rechnungsposten mit Beschreibung und Preisen. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Aufschlüsselungen für Versand- und Zollkosten, Diskount und Skonto sowie der Gesamtrechnungsbetrag.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_2.jpg|thumb|400px|Eingabeformular Rechnungsdaten]]
Einige Eingabefelder bzw. Auswahllisten deren Eingabe besonders relevant sind, sind farblich (gelb) hervorgehoben.

=== Allgemeine Rechnungsdaten ===
Im oberen Formularbereich erfolgt die Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten. Eine Reihe von Datenfelder wird wahrscheinlich bereits mit Daten aus der Bestellung vorausgefüllt sein. Diese können in der Regel noch editiert werden, wenn dies erforderlich sein sollte. So ist die Bestellnummer (SFB) zur Rechnung u.U. bereits ausgefüllt. Als weiteres kann eine eventuelle Bestell- oder Bearbeitungsnummer des Lieferanten eingegeben werden.

=== Artikeldaten ===

=== Zusammensetzung der Rechnungssumme ===

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T12:01:02Z

Koepler: /* Eingabeformular der Rechnung ausfüllen */

== Einleitung ==
'''Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferanten direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.'''

Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten. Hierzu wird im ersten Schritt die zugrundeliegende Bestellung im System herausgesucht und hiermit dann die Rechnungseingabe initialisiert. Die SFB Bestell- und Finanzverwaltung kann sowohl normale als auch Teilrechungen verarbeiten.

== Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_1.jpg|thumb|400px|Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung]]
Die Eingabe der Rechnung beginnt mit der Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung. Hierfür wird im Administratormodus das Mnnü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' ausgewählt. Auf der nachfolgenden Seite werden alle aktuellen, noch offenen Bestellungen innerhalb des ausgewählten Teilprojektes angezeigt. Für jede Bestellung werden folgende Informationen angezeigt: ''Bestelldatum, systeminterne Bestellnummer, SFB-Bestellnummer, Bestellt von, Bestellt bei, Bestellsumme, Bestellstatus sowie Icon zur Initialisierung der Rechnungseingabe''. Durch Anklicken der systeminternen Bestellnummer kann jede Bestellung noch einmal im Detail eingeblendet werden. Die Eingabe der Rechnung wird durch Anklicken des Icons ganz rechts in der Zeile der Bestellungen-Liste initialisiert. Im folgenden wird das Formular zur Rechnungseingabe geladen, wobei eine Vielzahl der Eingabefelder mit den Werten aus der zugrundeliegenden Bestellung gefüllt werden.

== Eingabeformular der Rechnung ausfüllen ==
Das Eingabeformular der Rechnungsdaten ist ähnlich aufgebaut wie das Formular für die Eingabe von Bestellungen. Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Rechnungsdatum sowie Lieferanten. Im mittleren Bereich erfolgt die Eingabe der Rechnungsposten mit Beschreibung und Preisen. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Aufschlüsselungen für Versand- und Zollkosten, Diskount und Skonto sowie der Gesamtrechnungsbetrag.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_2.jpg|thumb|400px|Eingabeformular Rechnungsdaten]]
Einige Eingabefelder bzw. Auswahllisten deren Eingabe besonders relevant sind, sind farblich (gelb) hervorgehoben.

=== Allgemeine Rechnungsdaten ===
Im oberen Formularbereich erfolgt die Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten. Eine Reihe von Datenfelder wird wahrscheinlich bereits mit Daten aus der Bestellung vorausgefüllt sein. Diese können in der Regel noch editiert werden, wenn dies erforderlich sein sollte. So ist die Bestellnummer (SFB) zur Rechnung u.U. bereits ausgefüllt. Als weiteres kann eine eventuelle Bestell- oder Bearbeitungsnummer des Lieferanten eingegeben werden.

=== Artikeldaten ===

=== Zusammensetzung der Rechnungssumme ===

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T11:44:37Z

Koepler:

== Einleitung ==
'''Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferanten direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.'''

Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten. Hierzu wird im ersten Schritt die zugrundeliegende Bestellung im System herausgesucht und hiermit dann die Rechnungseingabe initialisiert. Die SFB Bestell- und Finanzverwaltung kann sowohl normale als auch Teilrechungen verarbeiten.

== Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_1.jpg|thumb|400px|Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung]]
Die Eingabe der Rechnung beginnt mit der Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung. Hierfür wird im Administratormodus das Mnnü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' ausgewählt. Auf der nachfolgenden Seite werden alle aktuellen, noch offenen Bestellungen innerhalb des ausgewählten Teilprojektes angezeigt. Für jede Bestellung werden folgende Informationen angezeigt: ''Bestelldatum, systeminterne Bestellnummer, SFB-Bestellnummer, Bestellt von, Bestellt bei, Bestellsumme, Bestellstatus sowie Icon zur Initialisierung der Rechnungseingabe''. Durch Anklicken der systeminternen Bestellnummer kann jede Bestellung noch einmal im Detail eingeblendet werden. Die Eingabe der Rechnung wird durch Anklicken des Icons ganz rechts in der Zeile der Bestellungen-Liste initialisiert. Im folgenden wird das Formular zur Rechnungseingabe geladen, wobei eine Vielzahl der Eingabefelder mit den Werten aus der zugrundeliegenden Bestellung gefüllt werden.

== Eingabeformular der Rechnung ausfüllen ==
Das Eingabeformular der Rechnungsdaten ist ähnlich aufgebaut wie das Formular für die Eingabe von Bestellungen. Im oberen Bereich finden sich Angaben zum Besteller, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer u.ä. sowie Angaben zum Lieferanten. Im mittleren Bereich erfolgt die Eingabe der Rechnungsposten mit Beschreibung und Preisen. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Aufschlüsselungen für Versand- und Zollkosten, Diskount und Skonto sowie der Gesamtrechnungsbetrag.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Rechnung_mit_Bestelldaten_2.jpg|thumb|400px|Eingabeformular Rechnungsdaten]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T11:43:24Z

Koepler: /* Eingabeformular der Rechnung ausfüllen */

Datei:SFB677 Handbuch Rechnung mit Bestelldaten 2.jpg

2009-04-29T11:24:23Z

Koepler: Screenshot Eingabeformular Rechnungsdaten

Screenshot Eingabeformular Rechnungsdaten

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T09:55:47Z

Koepler:

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T09:55:14Z

Koepler: /* Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T09:54:53Z

Koepler: /* Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T09:29:30Z

Koepler:

Datei:SFB677 Handbuch Rechnung mit Bestelldaten 1.jpg

2009-04-29T09:27:23Z

Koepler: Screenshot Rechnung auf Basis von Bestelldaten eingeben

Screenshot Rechnung auf Basis von Bestelldaten eingeben

Datei:Rechnung mit bestellung 1.jpg

2009-04-29T09:24:24Z

Koepler: hat eine neue Version von „Datei:Rechnung mit bestellung 1.jpg“ hochgeladen: Screenshot Rechnung auf Basis von Bestelldaten eingeben

Screenshot Rechnung mit Bestelldaten eingeben

Datei:Rechnung mit bestellung 1.jpg

2009-04-29T09:23:19Z

Koepler: Screenshot Rechnung mit Bestelldaten eingeben

Screenshot Rechnung mit Bestelldaten eingeben

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T09:02:02Z

Koepler:

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben

2009-04-29T08:58:54Z

Koepler:

== Einleitung ==
'''Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferante direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.''' Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-29T08:36:13Z

Koepler: /* Eingabe als Standardnutzer */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
'''Anmerkung: Die Eingabe von Rechnungen ist für Standardnutzer in der Regel gesperrt, da diese zentral über das SFB Sekretariat erfaßt werden.'''

Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen. Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten]]

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten]]

== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

==== Aufruf Finanzübersicht für Administratoren ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen eines Teilprojektes wird über das Menü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Finanzübersicht'' aufgerufen.

==== Aufruf Finanzübersicht für Standardnutzer ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen wird über das Menü ''Finanzen -> Finanzübersicht -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Finanzübersicht| Lesen Sie hier weitere Details zur Finanzübersicht]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-29T08:35:55Z

Koepler: /* Eingabe als Standardnutzer */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
'''Anmerkung: Die Eingabe von Rechnungen ist für Standardnutzer in der Regel gesperrt, da diese zentral über das SFB Sekretariat erfaßt werden.'''

Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten]]

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten]]

== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

==== Aufruf Finanzübersicht für Administratoren ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen eines Teilprojektes wird über das Menü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Finanzübersicht'' aufgerufen.

==== Aufruf Finanzübersicht für Standardnutzer ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen wird über das Menü ''Finanzen -> Finanzübersicht -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Finanzübersicht| Lesen Sie hier weitere Details zur Finanzübersicht]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-29T08:35:37Z

Koepler: /* Eingabe als Standardnutzer */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
'''Anmerkung: Die Eingabe von Rechnungen ist für Standardnutzer in der Regel gesperrt, da diese zentral über das SFB Sekretariat erfaßt werden.'''
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten]]

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten]]

== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

==== Aufruf Finanzübersicht für Administratoren ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen eines Teilprojektes wird über das Menü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Finanzübersicht'' aufgerufen.

==== Aufruf Finanzübersicht für Standardnutzer ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen wird über das Menü ''Finanzen -> Finanzübersicht -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Finanzübersicht| Lesen Sie hier weitere Details zur Finanzübersicht]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-29T08:32:57Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung gespeichert und Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, das mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß editiert werden kann. Das Bestellfax wird in der Druckansicht geladen, wobei die Angaben zum Lieferanten, zur Liefer- und Rechnungsadresse mit den in der Datenbank verfügbaren Informationen vorausgefüllt sind. Diese Daten können nun entsprechend angepaßt und ergänzt werden, bevor das Bestellfax als PDF durch Anklicken von ''PDF Bestellformular erzeugen'' generiert wird. Das erzeugte PDF Dokument kann wahlweise direkt ausgedruckt oder auf Festplatte abgespeichert werden.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_3.jpg|thumb|400px|Editierbare Druckvorschau Bestellfax]]
Nach diesem (optionalen) Schritt ist die Bestelleingabe abgeschlossen. Die Bestellung kann nun jederzeit über ''Meine Bestellungen'' oder ''Bestellungen einsehen'' wieder aufgerufen und eingesehen werden. In der Finanzübersicht wurde die Bestellsumme als vorläufige Ausgabe verbucht.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-29T08:32:08Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, das mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß editiert werden kann. Das Bestellfax wird in der Druckansicht geladen, wobei die Angaben zum Lieferanten, zur Liefer- und Rechnungsadresse mit den in der Datenbank verfügbaren Informationen vorausgefüllt sind. Diese Daten können nun entsprechend angepaßt und ergänzt werden, bevor das Bestellfax als PDF durch Anklicken von ''PDF Bestellformular erzeugen'' generiert wird. Das erzeugte PDF Dokument kann wahlweise direkt ausgedruckt oder auf Festplatte abgespeichert werden.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_3.jpg|thumb|400px|Editierbare Druckvorschau Bestellfax]]
Nach diesem (optionalen) Schritt ist die Bestelleingabe abgeschlossen. Die Bestellung kann nun jederzeit über ''Meine Bestellungen'' oder ''Bestellungen einsehen'' wieder aufgerufen und eingesehen werden. In der Finanzübersicht wurde die Bestellsumme als vorläufige Ausgabe verbucht.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
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SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-29T08:31:48Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, das mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß editiert werden kann. Das Bestellfax wird in der Druckansicht geladen, wobei die Angaben zum Lieferanten, zur Liefer- und Rechnungsadresse mit den in der Datenbank verfügbaren Informationen vorausgefüllt sind. Diese Daten können nun entsprechend angepaßt und ergänzt werden, bevor das Bestellfax als PDF durch Anklicken von ''PDF Bestellformular erzeugen'' generiert wird. Das erzeugte PDF Dokument kann wahlweise direkt ausgedruckt oder auf Festplatte abgespeichert werden.
Nach diesem (optionalen) Schritt ist die Bestelleingabe abgeschlossen. Die Bestellung kann nun jederzeit über ''Meine Bestellungen'' oder ''Bestellungen einsehen'' wieder aufgerufen und eingesehen werden. In der Finanzübersicht wurde die Bestellsumme als vorläufige Ausgabe verbucht.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_3.jpg|thumb|400px|Editierbare Druckvorschau Bestellfax]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
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SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T13:15:18Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, dass mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß noch editiert werden kann. Das Bestellfax wird in der Druckansicht geladen, wobei die Angaben zum Lieferanten, zur Liefer- und Rechnungsadresse mit den in der Datenbank verfügbaren Informationen vorausgefüllt sind. Diese Daten können nun entsprechend angepaßt und ergänzt werden, bevor das Bestellfax als PDF durch Anklicken von ''PDF Bestellformular erzeugen'' generiert wird.
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_3.jpg|thumb|400px|Editierbare Druckvorschau Bestellfax]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T13:14:33Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, dass mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß noch editiert werden kann. Das Bestellfax wird in der Druckansicht geladen, wobei die Angaben zum Lieferanten, zur Liefer- und Rechnungsadresse mit den in der Datenbank verfügbaren Informationen vorausgefüllt sind. Diese Daten können nun entsprechend angepaßt und ergänzt werden, bevor das Bestellfax als PDF durch Anklicken von ''PDF Bestellformular erzeugen'' generiert wird.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

Datei:SFB677 Handbuch Bestellen 3.jpg

2009-04-21T13:08:14Z

Koepler: Editierbare Druckansicht Bestellfax

Editierbare Druckansicht Bestellfax

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:53:46Z

Koepler: /* Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 vom System bestätigt - mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren. Je nach Anforderung kann das Bestellfax auf Basis der Bestelldaten in englischer oder deutscher Sprache erzeugt werden. Es beruht auf einem Standard-Template, dass mit den Bestelldaten gefüllt wird und im Anschluß noch editiert werden kann.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:48:51Z

Koepler:

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

== Schritt 3 von 3 - Bestellung ausdrucken (optional) ==
Das erfolgreiche Abspeichern der Bestelldaten in der Datenbank wird im Schritt 3 von 3 bestätigt, mit der Option aus den Bestelldaten gleich ein Bestellfax zu generieren.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:34:27Z

Koepler: /* Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.''' Nach Kontrolle der eingegebenen Daten können diese bei Bedarf durch Anklicken der Schaltfläche ''Daten ändern'' nochmals bearbeitet werden. Es öffnet sich dann das ursprüngliche Eingabeformular mit den bereits eingegebenen Daten. Durch Anklicken der Schaltfläche ''Abspeichern'' werden die Bestelldaten endgültig in der Datenbank gespeichert.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:09:56Z

Koepler: /* Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten. Sollten relevante Datenfelder nicht ausgefüllt worden sein, so werden diese mit einem roten Hintergrund hervorgehoben. '''Anmerkung: Es gibt Datenfelder wie beispielsweise den Lieferanten oder den Besteller, die nicht leer sein dürfen. Tritt solch ein Fall ein, so kann das Formular nicht abgespeichert werden (Die Schaltfläche Abspeichern ist deaktiviert). Andere Datenfelder werden zwar auch farblich als Erinnerung hervorgehoben, diese müssen jedoch nicht zwingend ausgefüllt werden.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:05:02Z

Koepler: /* Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_2.jpg|thumb|400px|Zwischenansicht Bestelldaten]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

Datei:SFB677 Handbuch Bestellen 2.jpg

2009-04-21T12:03:35Z

Koepler: Screenshot 2. Schritt Bestelleingabe

Screenshot 2. Schritt Bestelleingabe

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T12:01:58Z

Koepler: /* Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==
Nach vollständiger Eingabe aller vorhandenen Daten zu einer Bestellung wird diese über die Schaltfläche ''Abschicken'' an die Datenbank gesendet. Es erfolgt eine kurze Plausibilitätsprüfung von essentiellen Datenfeldern und eine nochmalige Anzeige der eingegebenen Daten.

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-21T11:33:31Z

Koepler: /* Einleitung */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein von Eingabewerten. Sollten essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-03T12:40:21Z

Koepler: /* Bestellungen in Fremdwährung */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein einer Eingabe. Sollte essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist). Sodann werden die Artikelpreise sowie die Beträge für den ''Gesamtpreis Netto'', ''Diskount'', ''Versandkosten'' und ''Steuern'' in USD angezeigt. Die ''Zwischensumme Brutto'' erfaßt dann den berechneten Eurowert und bezieht die ''Zollkosten'' in Euro mit ein.

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-03T12:37:55Z

Koepler: /* Bestellungen in Fremdwährung */

== Einleitung ==
Die Eingabe der Bestelldaten erfolgt in mehreren Schritten (jeder Schritt lädt eine neue Seite), die aktuelle Position im Bestellvorgang wird durch die Überschrift ''Bestellung eingeben - (Schritt 1 von 3)'' angezeigt. Die Eingabe kann jederzeit abgebrochen werden (Auswahl eines anderen Menüeintrages), solange die Daten noch nicht abgespeichert wurden. Nach der Eingabe der Bestellung werden die erfassten Daten (Schritt 2 von 3) nochmals zum Überprüfen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Eingabe zu korrigieren oder endgültig in der Datenbank abzuspeichern.

Das System prüft einige besonders relevante Eingabefelder auf Vorhandensein einer Eingabe. Sollte essentielle Eingabefelder leer sein, so läßt sich die Bestellung im 2. Schritt nicht endgültig abspeichern (z.B. kein Besteller, kein Lieferant oder keine Artikel eingegeben). Bei weniger wichtigen Datenfeldern werden diese bei fehlendem Inhalt farblich hervorgehoben, um auf ein mögliches Versäumnis hinzuweisen. Die Eingabe dieser Daten ist jedoch nicht zwingend.

Ist die Bestellung erfolgreich in der Bestell- und Finanzverwaltung abgespeichert, so kann optional aus den Bestelldaten ein Bestellfax für den Lieferanten erzeugt werden. Hierzu wird in einem ersten Schritt der Entwurf des Bestellfaxes mit Adressdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den zu bestellenden Positionen angezeigt. Diese Daten können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Im Anschluß wird das Bestellfax als PDF Dokument erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Mit der Erfassung der Bestellung in der Datenbank wird auch das Konto des Teilprojektes mit dem vorläufigen Betrag der Bestellung belastet. Dieser Betrag wird dann unter dem Posten ''Vorläufige Ausgaben'' aufgelistet und verringert damit auch die verfügbaren Restmittel.

[[Datei:SFB677_Handbuch_Bestellen_1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular für Bestellung]]

== Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten ==
Nach Auswahl des Menüs zur Eingabe einer Bestellung wird das Eingabeformular im Browser geladen.
Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Bestelldatum, Lieferanten etc. Es folgt die Angabe der zu bestellenden Artikel mit Angaben zur Menge, Beschreibung, Artikelnummer sowie dem '''Nettopreis'''. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Bestellbeträge mit Angaben zum Nettopreis, Versand- und Zollkosten und mehr.

==== Allgemeine Bestelldaten ====
Der Benutzername, der die Bestellung aufgibt, ist durch die Anmeldung im System festgelegt. Sie können also nicht für einen Kollegen eine Bestellung eingeben. Bei der Eingabe des Bestelldatums ist auf das Format zu achten! Die nachfolgenden Felder ''Bestellung genehmigt von:'' und ''Bestellung bearbeitet von:'' sind optional. Über das Auswahlfeld Bestellstatus wird der Status der Bestellung definiert. Hier ist bereits ''bestellt'' vorausgewählt. '''Wichtig ist die Zuordnung der Bestellung zu einem der Mitteltypen ''Verbrauchsmaterial'', ''Kleingeräte bis 10.000 Euro'' und ''Investitionen''.''' Auf Basis dieser Zuordnung wird die Bestellung später verbucht.

Weiter geht es auf der rechten Seite mit Angaben zum Lieferanten (''Bestellt bei:''). Dies ist ein ''Autocomplete'' Eingabefeld, dass mit den ersten Buchstaben der Eingabe nach bereits vorhandenen Lieferantennamen in der Datenbank sucht. So wird in den meisten Fällen nach Eingabe von zwei Buchstaben bereits eine passende Trefferliste angezeigt. Hier ist der Namen durch Mausklick in die Eingabe zu übernehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System vorhanden sein (es erfolgt keine Anzeige eines Vorschlages), so wird der Name einfach vollständig eingetippt (und steht nach dem Abspeichern der Bestellung dann zukünftig zur Verfügung). Unterhalb des Eingabefeldes können durch Anklicken von ''Details einblenden'' weitere Informationen zu einem Lieferanten eingegeben bzw. editiert werden. Dies sind u.U. Adress- und Telefondaten.

==== Artikeldaten ====

In der Mitte der Formularseite erfolgt die Eingabe der zu bestellenden Artikel. Man beachte, dass das Ausfüllen bestimmter Eingabefelder automatisch weitere Eingabefelder ausfüllt bzw. aktualisiert. So wird der Gesamtpreis einer Position aus Menge und Einzelpreis berechnet. '''Die Aktualisierung solcher Eingabefelder erfolgt immer dann, wenn das zugrundeliegende Eingabefeld den Fokus verliert, d.h. wenn der Eingabecursor woanders hingesetzt wird.''' Bei der Eingabe von Preisen wird dann auch der untere Bereich des Formulars mit den Gesamtpreisen etc. ausgefüllt bzw. aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe der Artikelpreise als '''Nettopreise''' zu erfolgen hat. Weiterhin muss bei einer Bestellung in Fremdwährungen der Artikelpreis in der '''jeweiligen Fremdwährung''' eingegeben werden. Die Umrechnung in Euro erfolgt weiter unten im Formular.

Das Bestellformular wird mit einer Artikelzeile geladen. Sollten Sie mehr als einen Artikel bestellen, so kann eine neue Eingabezeile durch Anklicken des Links ''Artikelzeile hinzufügen'' hinzugefügt werden. Sollte einmal eine Zeile leer bleiben, macht dies nichts, sie wird bei der Verarbeitung automatisch wieder entfernt.

==== Zusammensetzung der Bestellkosten ====
Im unteren Formularbereich erfolgt eine Auflistung der Bestellkosten. Einige Eingabefelder sind nach dem Ausfüllen der vorherigen Eingabefelder zu den Artikeldaten bereits mit Werten belegt. So wird der ''Gesamtnettopreis'' aus den Artikelpreisen berechnet bzw. aktualisiert. Das Feld des ''Steuersatzes'' ist mit 19% gesetzt und die ''Steuern'' bereits berechnet. Daraus ergibt sich eine ''Zwischensumme Brutto'' sowie der ''Gesamtpreis Brutto''. Daneben besteht die Möglichkeit einen Diskount sowie voraussichtliche Versandkosten anzugeben. Man beachte bitte, dass diese Werte als '''Nettowerte''' eingegeben werden müssen. Weiterhin gibt es Eingabefelder für Zollkosten sowie ein Skonto. Die Eingabe bzw. Aktualisierung dieser Datenfelder führt automatisch zu einer Aktualisierung davon abhängiger Felder, so dass der ''Gesamtpreis Brutto'' immer dem aktuellen Stand entspricht.

==== Bestellungen in Fremdwährung ====
Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann Bestellungen und Rechnungen in Fremdwährungen erfassen. Aktuell verfügbar sind die Währungen Schweizer Franken, Britisches Pfund, US-Dollar, Yen und chinesischer Yuan. Um trotzdem eine Buchung auf das Teilprojektkonto zu ermöglichen, ,werden die Beträge der Fremdwährungen in Euro umgerechnet. Voreingestellt ist die Währung Euro. Bitte beachten Sie, dass Artikelpreise immer in der '''Originalwährung''' eingegeben werden. Die Umrechung erfolgt erst bei der Auflistung der Bestellkosten.

Eine Fremdwährung wird über die Auswahlliste des ''Gesamtpreises Netto'' gesetzt. Die Artikelpreise werden dann entsprechend als Nettopreise der entsprechenden Fremdwährung interpretiert. Bei Auswahl einer Nicht-Euro Währung wird in das Bestellformular ein zusätzliches Feld mit einem Umrechungsfaktor eingeblendet. Wird beispielsweise in eine Bestellung auf US-Dollar gesetzt, so wird dieses Feld eingeblendet und das System ermittelt im Hintergrund einen tagesaktuellen Wechselkurs zu Euro (Dieses kostenfreie Drittangebot kann u.U. zeitweise nicht verfügbar sein, so dass hier ggbfs. eigenständig ein Umrechnungsfaktor einzugeben ist).

== Schritt 2 von 3 - Überprüfen der erfassten Daten ==

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]
[[Kategorie:Anleitung]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-03T12:23:33Z

Koepler: /* Zusammensetzung der Bestellkosten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T18:59:58Z

Koepler: /* Artikeldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T12:07:38Z

Koepler: /* Allgemeine Bestelldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T12:06:11Z

Koepler: /* Allgemeine Bestelldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T12:01:47Z

Koepler: /* Schritt 1 von 3 - Eingabe Bestelldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T11:55:13Z

Koepler: /* Allgemeine Bestelldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T11:44:45Z

Koepler: /* Allgemeine Bestelldaten */

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T11:36:42Z

Koepler:

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben

2009-04-02T11:26:55Z

Koepler:

Datei:SFB677 Handbuch Bestellen 1.jpg

2009-04-02T11:12:14Z

Koepler: 1. Schritt der Eingabe einer Bestellung

1. Schritt der Eingabe einer Bestellung

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-02T07:38:39Z

Koepler: /* Finanzübersicht */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten]]

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten]]

== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

==== Aufruf Finanzübersicht für Administratoren ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen eines Teilprojektes wird über das Menü ''Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Finanzübersicht'' aufgerufen.

==== Aufruf Finanzübersicht für Standardnutzer ====
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen wird über das Menü ''Finanzen -> Finanzübersicht -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Finanzübersicht| Lesen Sie hier weitere Details zur Finanzübersicht]]

[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-02T07:32:40Z

Koepler: /* Einleitung */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten]]

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten]]

== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

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[[Kategorie:SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch]]

SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-02T07:23:43Z

Koepler: /* Eingabe als Standardnutzer */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

[[SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Bestellungen eingeben| Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen]]

== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

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== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

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SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

2009-04-02T07:23:16Z

Koepler: /* Eingabe als Standardnutzer */

== Einleitung ==
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe.

== Eingabe von Bestellungen ==
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben'' aufgerufen.
Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld ''Bestell von'' aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Bestelleingabeformular wird über das ''Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY'' aufgerufen.
Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld ''Bestellt von'' bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

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== Eingabe von Rechnungen ==
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

==== Eingabe als Administrator ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

==== Eingabe als Standardnutzer ====
Das Rechnungseingabeformular wird über das ''Menü Rechnungen -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben'' aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

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== Finanzübersicht ==
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann.
Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.

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SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung ohne Bestelldaten eingeben

2009-04-01T20:52:08Z

Koepler:

Durch Anklicken des Quicklinks ''Rechnung ohne Bestellung eingeben'' wird ein leeres Eingabeformular für Rechnungsdaten geöffnet.

[[Datei:SFB677 Handbuch Bestellen ohne Rechnung 1.jpg|thumb|400px|Eingabeformular Rechnung ohne Bestelldaten]]

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