SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch - Rechnung mit Bestelldaten eingeben
Einleitung
Anmerkung: Rechnungen sollen im Regelfall vom Lieferanten direkt an das SFB Sekretariat geschickt werden. Dies ist auf den Bestellungen durch die entsprechende Rechnungsadresse vorzubereiten.
Die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen erfolgt durch das SFB-Sekretariat. Rechnungen können entweder auf Basis einer bereits abgespeicherten Bestellung oder ohne Erfassung einer zugehörigen Bestellung in die SFB Bestell- und Finanzverwaltung eingegeben werden. Nachfolgend beschrieben ist das Vorgehen der Rechnungseingabe auf Basis von vorhandenen Bestelldaten. Hierzu wird im ersten Schritt die zugrundeliegende Bestellung im System herausgesucht und hiermit dann die Rechnungseingabe initialisiert. Die SFB Bestell- und Finanzverwaltung kann sowohl normale als auch Teilrechungen verarbeiten.
Zugrundeliegende Bestellung der Rechnung auswählen
Die Eingabe der Rechnung beginnt mit der Auswahl der zugrundeliegenden Bestellung. Hierfür wird im Administratormodus das Mnnü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben ausgewählt. Auf der nachfolgenden Seite werden alle aktuellen, noch offenen Bestellungen innerhalb des ausgewählten Teilprojektes angezeigt. Dies sind Bestellungen, die entweder den Status Bestellt oder Teilgeliefert haben. Für jede Bestellung werden folgende Informationen angezeigt: Bestelldatum, systeminterne Bestellnummer, SFB-Bestellnummer, Bestellt von, Bestellt bei, Bestellsumme, Bestellstatus sowie Icon zur Initialisierung der Rechnungseingabe. Durch Anklicken der systeminternen Bestellnummer kann jede Bestellung noch einmal im Detail eingeblendet werden. Die Eingabe der Rechnung wird durch Anklicken des Icons ganz rechts in der Zeile der Bestellungen-Liste initialisiert. Im folgenden wird das Formular zur Rechnungseingabe geladen, wobei eine Vielzahl der Eingabefelder mit den Werten aus der zugrundeliegenden Bestellung gefüllt werden.
Eingabeformular der Rechnung ausfüllen
Das Eingabeformular der Rechnungsdaten ist ähnlich aufgebaut wie das Formular für die Eingabe von Bestellungen. Das Formular enthält Auswahllisten, Checkboxen sowie Texteingabefelder, um die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung einzugeben. Das Formular gliedert sich in allgemeine Angaben zum Besteller, Rechnungsdatum sowie Lieferanten. Im mittleren Bereich erfolgt die Eingabe der Rechnungsposten mit Beschreibung und Preisen. Im unteren Bereich des Formulars finden sich die Aufschlüsselungen für Versand- und Zollkosten, Diskount und Skonto sowie der Gesamtrechnungsbetrag.
Einige Eingabefelder bzw. Auswahllisten deren Eingabe besonders relevant sind, sind farblich (gelb) hervorgehoben. Sollten zu der Bestellung in der Vergangenheit bereits Teillieferungen erfolgt sein, so werden deren Teilrechnungen oben rechts als Links eingeblendet.
Allgemeine Rechnungsdaten
Im oberen Formularbereich erfolgt die Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten. Eine Reihe von Datenfelder wird wahrscheinlich bereits mit Daten aus der Bestellung vorausgefüllt sein. Diese können in der Regel noch editiert werden, wenn dies erforderlich sein sollte. So ist die Bestellnummer (SFB) zur Rechnung u.U. bereits ausgefüllt. Als weiteres kann eine eventuelle Bestell- oder Bearbeitungsnummer des Lieferanten eingegeben werden.