SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch
Einleitung
Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe. Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung dient zur Verwaltung der Bewilligungsmittel des Sonderforschungsbereiches. Es erfasst Ausgaben zu Verbrauchsmaterial, kleinen Geräten bis 10.000 Euro und Investitionen. Die Verwaltung von Personalmitteln ist nicht implementiert. Die Funktionsweise des Systems sieht vor, dass Beteiligte aus den Teilprojekten ihre Bestellungen im Rahmen des SFBs mit in der Datenbank erfassen. Die Rechnungsstellung erfolgt an das SFB Sekretariat, dass auch die Erfassung der Rechnungen mit der Datenbank vornimmt. Durch die zentrale Erfassung von Bestellungen und Rechnungen ist es möglich, jederzeit auf einen aktuellen Restmittelstand eines Teilprojektes zuzugreifen.
Eingabe von Bestellungen
Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.
Eingabe als Administrator
Das Bestelleingabeformular wird über das Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben aufgerufen. Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld Bestell von aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.
Eingabe als Standardnutzer
Das Bestelleingabeformular wird über das Menü Bestellungen -> Neue Bestellung -> Teilprojekt XY aufgerufen. Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld Bestellt von bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.
Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen
Eingabe von Rechnungen
Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.
Eingabe als Administrator
Das Rechnungseingabeformular wird über das Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben aufgerufen.
Eingabe als Standardnutzer
Anmerkung: Die Eingabe von Rechnungen ist für Standardnutzer in der Regel gesperrt, da diese zentral über das SFB Sekretariat erfaßt werden.
Das Rechnungseingabeformular wird über das Menü Rechnungen -> Neue Rechnung -> Teilprojekt XY aufgerufen. Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link Rechnung ohne Bestellung eingeben in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.
Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten
Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten
Finanzübersicht
Die Finanzübersich stellt das Konto eines Teilprojektes dar. Hier werden alle relevanten Transaktionen erfaßt. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben verbucht, Rechnungen als bestätigte Ausgaben. So gibt der Kontostand immer einen aktuellen Überblick über schon gebundene Mittel und noch verfügbare Restmittel. Man beachte, dass es durch Versand- oder Zollkosten immer zu kleinen Abweichungen zwischen den Buchungen einer Bestellung und einer Rechnung kommen kann. Nicht alle Benutzergruppen haben sogar zur Finanzübersicht ihres Teilprojektes.
Aufruf Finanzübersicht für Administratoren
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen eines Teilprojektes wird über das Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Finanzübersicht aufgerufen.
Aufruf Finanzübersicht für Standardnutzer
Der aktuelle Kontostand und die bisherigen Buchungen von Bestellungen und Rechnungen wird über das Menü Finanzen -> Finanzübersicht -> Teilprojekt XY aufgerufen.