SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung Handbuch

Einleitung

Dieses Online-Handbuch bietet eine ausführliche Einführung zu der Funktionsweise SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung sowie zu den einzelnen Arbeitsabläufen, die damit umgesetzt werden können. Zu vielen Funktionen der Datenbank gibt es auf den Einzelseiten der Benutzeroberfläche eine detaillierte Online-Hilfe.

Eingabe von Bestellungen

Jeder Vorgang beginnt mit der Eingabe der Bestelldaten in die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung. Es empfiehlt sich, dies vor dem tatsächlichen Abschicken der Bestellung zu tun, da man so einen Überblick über die verfügbaren Restmittel hat und aus dem System direkt ein automatisch generiertes Bestellfax ausdrucken oder abspeichern kann. Der Zugriff auf das Bestellformular kann je nach Benutzerstatus auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Generell können Sie nur für Teilprojekte Bestellungen eingeben, denen Sie als Benutzer auch zugeordnet sind. Weiterhin können Benutzer aufgrund ihrer Benutzerrechte u.U. von der Bestelleingabe ausgeschlossen sein. Bestellungen werden als vorläufige Ausgaben des Teilprojektes verbucht und ermöglichen so einen zeitnahen Überblick über anstehende Ausgaben und Restmittel.

Eingabe als Administrator

Das Bestelleingabeformular wird über das Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben aufgerufen. Das Bestellformular enthält einige erweiterte Eingabemöglichkeiten. So kann bei dem Eingabefeld Bestell von aus allen Benutzern des ausgewählten Teilprojektes ausgewählt werden.

Eingabe als Standardnutzer

Das Bestelleingabeformular wird über das Menü Bestellungen -> Teilprojekt XY -> Neue Bestellung eingeben aufgerufen. Das Bestellformular wird mit einigen Basisdaten des Nutzers geladen. So ist das Eingabefeld Bestellt von bereits mit dem Benutzernamen ausgefüllt.

Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Bestellungen

Eingabe von Rechnungen

Mit der Lieferung der Bestellung erfolgt die Erfassung der Rechnung(en). Die SFB677 Bestell- und Finanzverwaltung kann auf Grundlage der vorausgegangenen Bestellung die Eingabemasken der Rechnungen vorkonfigurieren und minimiert so den Arbeitsaufwand. Alternativ kann eine Rechnung natürlich auch ohne vorherige Erfassung von Bestelldaten direkt eingeben werden. Auch die Eingabe und Verwaltung von mehreren Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. Mit Eingabe der Rechnungsdaten werden auch die Ausgaben endgültig auf dem Konto des Teilprojektes verbucht.

Eingabe als Administrator

Das Rechnungseingabeformular wird über das Menü Teilprojekte -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnung eingeben aufgerufen.

Eingabe als Standardnutzer

Das Rechnungseingabeformular wird über das Menü Rechnungen -> Teilprojekt XY -> Neue Rechnungen eingeben aufgerufen.

Für alle Nutzergruppen wird im nächsten Schritt eine Liste aller offenen Bestellungen (auch teilweise geliefert) des Teilprojektes angezeigt. Hier kann die der Rechnunge zugrundeliegende Bestellung ausgewählt und die Rechnungseingabe durch Anklicken des entsprechenden Icons initiiert werden. Alternativ kann eine Rechnung zu der es keine Bestelldaten im System gibt durch den Link Rechnung ohne Bestellung eingeben in die Datenbank eingeben werden. Im ersten Fall wird dann ein vorausgefülltes Eingabeformular für die Rechnung angezeigt, im zweiten Fall sind alle Grunddaten der Rechnung einzugeben.

Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen mit Bestelldaten

Lesen Sie hier weitere Details zur Eingabe von Rechnungen ohne vorhandene Bestelldaten